ثبت مراجعین و بیماران مطب
مهمترین امکان در یک مرکز درمانی، ابزاری است که بتوان مشخصات و اطلاعات مراجعین و بیماران را ثبت و مدیریت کنید. این امکان در نرم افزاری به نام مدیریت مطب یا مدیریت کلینیک که با ده ها امکان دیگر ارائه می شود، قابل تهیه است. یکی از بهترین نرم افزار ها در شاخه سلامت و مدیریت مراکز درمانی، نرم افزار مدیریت کلینیک و مطب کیمیا آفیس می باشد، چراکه علاوه بر ثبت مشخصات و اطلاعات مراجعین، گزارشاتی از قبیل: آیا این بیمار قبلا مراجعه داشته؟ بیمار مورد نظر چند بار مراجعه کرده و چه خدماتی دریافت کرده؟ تایم بعدی مراجعه او چه موقع باشد؟ هزینه ها و اطلاعت سلامت وی به چه نحوی است؟
با توجه به ضرورت دقت و سرعت ارائه خدمات در مراکز درمانی و همچنین با در نظر گرفتن حساسیت‌های معمول و حجم بالای کار چنین مجموعه‌هایی، طراحان نرم‌افزارهای درمانی کوشیده‌اند تا ابزارهای گوناگون و کارآمدی را در اختیار مدیران کلینیک‌ها، درمانگاه‌ها و مطب‌ها قرار دهند. نرم افزار ثبت مراجعین کلینیک از پرکاربردترین ابزارها در این زمینه به‌شمار می‌رود. بهره‌گیری از این امکان، مسیر رسیدن واحدهای درمانی به موفقیت را ساده و کوتاه می‌کند؛ و رضایتمندی همزمان مراجعان کلینیک و کارکنان آن را به همراه می‌آورد.
ثبت اطلاعات مراجعین به راحتی و آسانی برای مطب و کلینیک
در مقایسه با روش‌های قدیمی ثبت داده، شیوه الکترونیکی و دیجیتال ثبت مراجعین درمانگاه و اطلاعات مربوط به وضعیت پزشکی ایشان، به روند تشکیل پرونده بیمار سرعت بیشتری می‌بخشد. مشارکت بیماران در بخشی از فرآیند پذیرش، اطمینان خاطر آنان را از درستی اطلاعات وارد شده توسط خودشان افزایش می‌دهد. این کار که از راه ورود آنها به بخش یا پنل نوبت‌گیری این نرم‌افزارها و تکمیل برخی فرم‌های مربوط به ایشان انجام می‌پذیرد، سادگی و در عین حال، دقت انجام کار در مراحل آتی و مراجعه حضوری را نیز افزایش خواهد داد.
این دقت، بر سرعت انجام کارها نیز می‌افزاید. با توجه به اینکه روانی کار پذیرش و ویزیت در مرکز درمانی و صرفه‌جویی در زمان، از مهمترین فاکتورهای مدنظر مراجعین هنگام انتخاب مرکز درمانی است، جلب رضایت آنان با کمک نرم‌افزارهای ثبت مراجعین، روندی به مراتب ساده‌تر خواهد بود.
ثبت مراجعین کلینیک به کمک نرم‌افزار؛ صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها
تجمع مراجعین جلوی پیشخوان پذیرش بسیاری از مراکز درمانی و بی‌نظمی حاصل از آن، توان روانی و قدرت عملکردی و مدیریتی کارکنان این بخش از مجموعه را تحت تاثیر قرار می‌دهد. همچنین حجم زیاد کارها در کنار افزایش اضطرابی که در اثر این بی‌نظمی ایجاد می‌شود، احتمال خطای پرسنل مراکز درمانی را بالا خواهد برد؛ این مساله می‌تواند مقدمه‌ای بر ایجاد تنش در محیط درمانی باشد و به نارضایتی مراجعین و کاهش بهره‌وری کارکنان مرکز بینجامد.
بهره‌گیری از نرم‌افزارهای ثبت مراجعین می‌تواند تا حد زیادی از بروز این مسائل جلوگیری کند. با توجه به اینکه بخشی از اطلاعات توسط خود بیماران و در زمان نوبت‌گیری به نرم‌افزار وارد می‌شود، در مراجعه‌های حضوری حجم کار و استرس کارمندان کم می‌شود. به این ترتیب، توان آنها برای مدیریت نوبت‌ها و فراهم‌سازی مقدمات پذیرش بیماران افزایش خواهد یافت.
صرفه‌جویی در زمان نوبت‌دهی و رسیدگی به امور پذیرش مراجعین از دیگر نتایج مثبت کمک گرفتن از چنین نرم‌افزارهایی است. این کاهش حجم و زمان کار، به‌ویژه در مناطقی که با کمبود پزشک و نیروی متخصص روبه‌رو هستند؛ نیاز به تعدد پرسنل دارای وظیفه مشابه را نیز کاهش می‌دهد. کاملا روشن است که این موضوع افزون بر ساده‌تر کردن کار مدیریت مجموعه، در کاهش هزینه‌های کلینیک و مطب نیز نقش دارد.
ثبت اطلاعات به راحتی کد ملی
کار با نرم افزار ثبت اطلاعات بیماران احتمال خطای کارکنان در فرآیند نوبت‌دهی و ثبت اطلاعات اولیه را به‌طور چشمگیر کاهش می‌دهد. زیرا هنگام استفاده از نرم‌افزارها، سیستم در صورت بروز خطا هشدارهایی به کاربر می‌دهد. همچنین توان محاسباتی نرم‌افزار در مقایسه با نیروی انسانی بالاتر است. این ویژگی‌ها امکان پیشگیری از خطا و همچنین تشخیص و رفع به‌موقع آن را فراهم می‌آورد.
با توجه به اهمیت ورود درست اطلاعات پزشکی و همچنین اطلاعات مالی بیمار در پرونده، کارآمدترین روش ثبت این داده‌ها، بهره‌گیری از نرم‌افزارهای تخصصی ویژه این کار است. در قیاس با اکسل (که هنوز مورد استفاده بسیاری از مطب‌ها و درمانگاه‌ها است)، چنین نرم‌افزارهایی برتری خود را نشان خواهند داد.
به دلیل انجام چندین‌باره تست‌های کارکردی روی این نرم‌افزارها، تلاش دائمی سازندگان‌شان برای رفع باگ‌ها و خطاهای احتمالی و همچنین، پشتیبانی آنلاین یا تلفنی شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزارها، بدون تردید کارآمدی آنها بیشتر از روش‌های دستی یا نیمه‌خودکار است. مسلما صحت اطلاعات وارد شده به سامانه در صورت بهره‌گیری از نرم‌افزارهای تخصصی، بالاتر خواهد بود و داده‌ها به‌شکل کاملا شفاف و در لحظه در اختیار پرسنل، پزشکان و نیز بیماران قرار خواهد گرفت.
مزایای استفاده از نرم افزار ثبت مراجعین برای ورود اطلاعات به سیستم
- منظم شدن کار نوبت‌دهی، پذیرش و ویزیت
- امکان به‌روز‌رسانی آسان و سریع اطلاعات بیمار
- گزارش‌گیری مالی و مدیریتی با صرف کمترین زمان
- کاهش خطای پرسنل و پزشکان در ثبت و بررسی اطلاعات
- کاهش لود کاری پرسنل و افزایش توانمندی ایشان در انجام وظایف خود
- ورود دقیق همگی اطلاعات بیمار (اطلاعات شخصی، پزشکی و مالی) به سامانه
- افزایش ضریب اطمینان حفظ و بازیابی اطلاعات با امکان پشتیبان‌گیری (بکاپ‌گیری) از داده‌ها
- شفاف و مطمئن بودن محاسبات مالی و جلوگیری از ایجاد شبه در ذهن مراجعین درباره صحت انجام آن
- کمک به تصمیم‌گیری و مدیریت بهتر همه افراد درگیر در روند ارائه خدمت از جمله کارکنان پذیرش، دستیاران و پزشکان
- ثبت داده‌ها در فضایی امن و به دور از خطرات تهدیدکننده مدارک کاغذی از جمله، جابه‌جایی، جداشدن و گم‌شدن برخی صفحات پرونده، پاره و خراب‌شدن کاغذها یا آتش‌سوزی
- کاهش مراجعه حضوری یا تماس تلفنی بیماران با مطب و کلینیک برای پرسیدن موارد ساده فراموش شده و در نتیجه، افزایش کیفیت خدمت‌رسانی به اشخاص دارای مشکلات جدی‌تر
سخن پایانی
یکی از راه‌های افزایش کیفیت خدمات در واحدهای درمانی، بهره‌گیری از نرم‌افزارهای ویژه انجام کارهای مرتبط با فعالیت مرکز، مانند نرم افزار ثبت مراجعین کلینیک است. خوشبختانه با وجود مشغله فراوان، بسیاری از مدیران امروزی با سیستم‌های مدیریت هوشمند آشنایی دارند و از مزیت‌های این ابزارها به خوبی آگاهند. آنها براساس عواملی چون نیازها و انتظارات خود از این ابزارهای جدید، بودجه، امکانات و تجهیزات در دسترس‌شان و همچنین با توجه به نوع خدمات، تعداد و نوع بیماران، پرسنل و پزشکان مجموعه خود اقدام به انتخاب نرم‌افزار مناسب می‌کنند.
به این ترتیب از فرصت ارزشمندی که ابزارها برای برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری بهتر، افزایش بهره‌وری، پاسخگویی سریع‌تر و بهتر به مراجعین و همچنین هماهنگی بخش‌های گوناگون و پرسنل برای ایشان به ارمغان می‌آورند نهایت استفاده را خواهند برد. برای سفارش و راهنمایی نصب یا استفاده از نرم‌افزار پذیرش و ثبت کیمیا با همکاران ما در کیمیا آفیس تماس بگیرید.
پرسش خود را مطرح کنید: