بهترین روش های مدیریت مطب و کلینیک

اگر به‌دنبال شلوغ‌تر شدن مطب خود هستید و می‌خواهید بیماران رضایت بیشتری از شما داشته باشند و به سوددهی بیشتری در مطب خود برسید، ما به شما بهترین روش های مدیریت مطب را خواهیم گفت.  باید بدانید کوچک‌ترین اشتباه شما در مدیریت مطب و کیلنیک، می‌تواند ضرر زیادی به شما وارد کند.

در ادامه مقاله 9 تکنیک برای مدیریت مطب و کلینیک را بیان کرده ایم.

با ما تا انتهای مقاله همراه باشید.

1. منشی خوب از هر چیزی مهم‌تر است.

شما باید منشی داشته باشید که از رویه‌های مطب و کلینیک آگاهی کافی داشته باشد؛ مثلاً یک منشی که سابقهٔ کار در مطب روانشناسی را دارد، نمی‌تواند به‌خوبی کار‌های مطب پزشکی شما را انجام دهد. منشی شما باید روابط عمومی بالایی داشته باشد و با مراجعه کننده، در هر شرایطی مهربان و خوش‌رو باشد تا بیمار هم  بتواند در ارتباط برقرار کردن با منشی، راحت باشد.

نداشتن یک منشی خوش برخورد و با ظاهری مناسب، بیمار را از مطب شما فراری می‌دهد. از دیگر خصوصیات یک منشی خوب، وقت‌شناسی، سازگاری و انعطاف‌پذیری، صبور بودن و داشتن حافظه قوی است؛ ویژگی‌هایی که هر کدام در موقعیت‌های مختلف برای شما کارآمد خواهد بود.

همچنین اگر می خواهید دوست و آشنا خود را در مطب استخدام کنید، ممکن است این اولین شکست شما باشد. البته ممکن است استخدام دوست و آشنا سودمند هم باشد؛ اما باید همیشه در این زمینه احتیاط کنید؛ چراکه گاهی ممکن است بعضی اتفاقات، باعث به‌هم خوردن ارتباط شما و همچنین ضرر رسیدن به کسب‌وکارتان شود.  همچنین کارکنان مطب شما باید از مهارتی برخوردار باشند که بیمار دوباره به مطب شما مراجعه کند و حتی به دوستان و آشنایان هم، مطب شما را معرفی کند.

2. دکوراسیون و محیط مناسبی طراحی کنید!

داشتن یک فضا و محیط دلچسب و آرام اهمیت زیادی دارد؛ اینکه بیماران موقع ورود تا زمان خروج از مطب شما، حس خوبی داشته باشند، از وظایف شماست. بیمار باید بتواند در محیطی به دور از استرس و تنش، در انتظار پزشک باشد. دکوراسیون شما باید به‌نحوی طراحی شود که روحیه صبر و تحمل بیماران را افزایش دهد. نکته‌ای که به افزایش سلامت روان هم شما و هم بیماران، منجر می‌شود. داشتن نورپردازی مناسب، توجه به رنگ اتاق و سالن انتظار و استفاده از صندلی و مبلمان راحت برای بیماران، ازجمله این موارد است.

3. به بیماران خود انگیزه دهید.

بیماران وقتی به شما مراجعه می‌کنند، به دلیل بیماریشان، ضعف‌های روحی هم خواهند داشت. شما به عنوان یک پزشک باهوش، باید با اخلاق خوب با بیمار رفتار کنید. به‌ خوبی صحبت‌های او را بشنوید، او را درک کنید و از نگرانی بابت بیماری که دارد، نجاتش دهید. به این صورت، بیمار همیشه یک حس خوب از ملاقات با شما برایش باقی خواهد ماند و این امر، باعث بالا رفتن کیفیت کار شما و جذب مشتری بیشتر خواهد شد.

4. با کارمندان خود جلسه‌های منظم داشته باشید.

از گذاشتن جلسه با کارمندان خود نترسید! طبیعی است که در هر مطب مشکلاتی وجود داشته باشد. این جلسات می‌تواند باعث شود مشکلات از دیدگاه افراد مختلف بیان شود و بتوانید از نظرات خود آنها برای بهبود و رفع چالش‌ها استفاده کنید. برخی پزشکان معتقدند که جلسات وقت‌گیر هستند و فرصت کافی برای این کار را ندارند؛ درصورتی که برگزاری جلسات منظم در بازه‌ زمانی استاندارد و مناسب، می‌تواند بسیار مفید باشد و نهایت نیم ساعت، از وقت شما را می گیرد.

5. همیشه شلوغ بودن مطب ، به معنی بهتر بودن شما نیست.

فکر نکنید اگر مطب شما همیشه شلوغ بود، به معنای بهتر بودن عملکرد شماست. بسیاری از شلوغی‌ها، به دلیل عدم برنامه‌ریزی مناسب برای فعالیت‌هایی همچون نوبت‌دهی منظم، راهنمایی مناسب بیمار و ویزیت به‌موقع و... می‌باشد.

البته این حرف به‌ این معنی نیست که به دنبال شلوغ شدن کلینیک خود نباشد؛ بلکه بتوانید با استفاده از بهترین روش‌های مدیریت مطب، به‌خوبی مطب و کلینیک خود را اداره کنید. ازجمله کارهایی که می‌توانید انجام دهید، داشتن محلی مناسب برای انتظار بیماران و مدیریت منظم امور پزشکی بیماران است.

6. همیشه اهداف و استراتژی مناسبی را دنبال کنید.

یک پزشک ایده آل‌گرا همیشه برای آیندهٔ مطب خود پیش‌بینی و برنامه‌ریزی دقیقی دارد. فرض کنید به دلایل مختلفی ممکن است برخی اوقات در سال مطب یا کلینیک شما شلوغ‌تر باشد یا به جهت برخی بیماری‌ها مانند همه‌گیری ویروس کرونا یا آنفولانزا، باید تدابیر خاصی را درنظر بگیرید. به همین جهت، شما باید برنامه‌ریزی دقیق برای آن زمان را داشته باشید و کارکنان شما آمادگی پذیرش و مدیریت امور در شرایطی مطلوب را داشته باشند.

7. هزینه‌های مطب را کاهش دهید.

شما باید از خرج‌های بیهوده بپرهیزید. درمورد هزینه‌های ثابت همچون خرید تجهیزات پزشکی و محیطی طبیعی است که باید با آگاهی و مشورت از افراد مطلع انجام دهید؛ اما مهم‌تر آن که بسیاری از هزینه‌های جاری، در طولانی مدت، ضرر زیادی به شما خواهد رساند. یکی از هزینه‌های جاری مطب شما ممکن است به‌خاطر کاغذی بودن فرایندهای پزشکی باشد. استفاده از روش‌های الکترونیکی و حذف کاغذ، راهکار ساده این مشکل است.

8. بازاریابی و تبلیغات را به دست یک خِبره بسپارید.

بسیاری از مواقع، پزشکان فکر می‌کنند هر کسی می‌تواند بحث تبلیغات و بازاریابی اینترنتی را انجام دهد. معمولاً پزشکان این تبلیغات را به منشی واگذار می‌کنند. درصورتی‌که در بحث بازاریابی اینترنتی، باید از خِبره در این زمینه کمک گرفت. منشی باید در جای خود، باعث جذب بیماران به مطب شود؛ البته اگر بتوانید از منشی خود یک بازاریاب فروش بسازید، سود برده‌اید. اینکه او بتواند در هر فرصتی از تبلیغ مطب شما استفاده کند،کارت ویزیت مطب را همیشه همراه داشته باشد و برای تبلیغات اینترنتی هم دانش و مهارت کسب کند، بسیار مفید خواهد بود.

امروزه اولین منبع بیماران برای کسب اطلاعات درمورد خدمات پزشکی، اینترنت است. از یک طرف، داشتن وب‌سایت شخصی و حضور در سامانه‌های نوبت‌دهی اینترنتی و از طرف دیگر، تبلیغات در شبکه‌های اجتماعی برای شناخته شدن شما ضروری است.

9. از جدید‌ترین فناوری‌ها برای مدیریت مطب خود استفاده کنید.

امروزه استفاده از نرم‌ افزار‌های مدیریت مطب و کلینیک، فرایندهای پزشکی را سرعت می‌دهند و به‌طور خودکار عمل می‌کنند؛ ازجمله کار‌هایی که یک نرم‌ افزار مطب انجام می‌دهد، تنظیم نوبت‌دهی و پذیرش بیماران، ذخیره اسناد پزشکی بیماران و مدیریت مسائل مالی می‌باشد. استفاده از این سیستم‌های الکترونیک، بازدهی و رضایت بیماران از شما را افزایش داده و استرس و تنش‌های موجود در روش‌های قدیمی را از بین می‌برد.

اگر به‌دنبال یک نرم‌ افزار جامع برای مدیریت مطب خود هستید، ما به شما سیستم مدیریت مطب و کلینیک کیمیا آفیس را پیشنهاد می‌دهیم که تمامی این مشکلات را برای شما حل می کند.

برای دریافت نسخه دمو نرم افزار مدیریت مطب کیمیا آفیس میتوانید به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.

کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.