راهنمای استفاده از نرم افزار مدیریت کلینیک خصوصی

تحولات نظام سلامت کشور در سال های گذشته و الکترونیکی شدن بخش بزرگی از فعالیت های مرتبط با روند درمان، باعث شده تا مدیران مراکز پزشکی و کادر درمان در برابر روش های نوین مدیریت مطب و کلینیک مقاومت کمتری از خود نشان دهند. مدیران حوزه سلامت، بنیانگذاران کلینیک های خصوصی و مسئولان درمانگاه های دولتی به خوبی می دانند که استفاده از ابزار اتوماسیون و نرم افزارهای ویژه مدیریتی در شاخه سلامت برای مطب و کلینیک آنها ضروری است.

آنها برای رصد کامل فعالیت های مجموعه تحت مدیریتشان و همچنین به منظور گزارشگیری و دریافت ریز اطلاعات مربوط به کیفیت خدمات مرکز خود، به نرم افزارهای تخصصی نیاز دارند. نرم افزار مدیریت درمانگاه و مطب خصوصی کیمیا آفیس از جمله این ابزارها است که می تواند نظم حاکم بر کلینیک شما را حفظ کند، کارهای زمانبر مطب تان را انجام دهد و دستیاری برای کارکنان درمانگاه خصوصی تان باشد. 

راهنمای استفاده از نرم افزار 

نکته مهمی که در برخورد با نرم افزار مدیریت مطب یا درمانگاه خصوصی باید به آن توجه داشت این است که قرار نیست نرم افزارها، دستکم در حال حاضر، جای پرسنل کلینیک را بگیرند یا همه وظایف کارکنان مطب را انجام دهند. در واقع باید به آنها بیشتر به دید یک دستیار هوشمند مدیریت مرکز درمانی نگاه کرد.

نرم افزار مدیریت مراکز درمانی، به سرعت و بدون خطا، کارهای زمانبر، کسالت بار یا فرآیندهای نیازمند دقت بیشتر را انجام می دهد. پس اگر فعالیت مطب ها و کلینیک ها را به سه گروه اصلی شامل ارائه خدمات تخصصی پزشکی، کارهای ستادی (وظایف کارکنان اداری و غیرپزشک، دستیار یا پرستار)، و همچنین امور مالی دسته بندی کنیم؛ می توانیم بخشی از همه آنها را به نرم افزار بسپاریم.

هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت پزشکی باید به یاد داشته باشیم، یک نرم افزار خوب مدیریت کلینیک قابلیت ثبت، پردازش و ذخیره داده های مربوط به همه فرآیندهای یاد شده را دارد؛ و گزارش های مربوط به آنها را با دقت کامل ارائه می دهد. در ادامه، شیوه انجام هر کدام از این فعالیت ها به وسیله نرم افزار مدیریت درمانگاه خصوصی کیمیا آفیس را بررسی خواهیم کرد.

پذیرش بیماران جدید و حفظ رضایت مراجعین ثابت کلینیک

کارکنان بخش اداری کلینیک یا منشی و مسئول پذیرش درمانگاه می توانند در بخش «پذیرش جدید» نرم افزار کیمیا آفیس، به آسانی اقدام به تشکیل پرونده بیمار نمایند. پس از آن، فراخوانی سریع پرونده دیجیتال برای دستیابی به داده هایی مانند نام پزشک هر بیمار، تاریخ پذیرش بیمار، وضعیت بیمه و جزئیات عملیات مربوط به پذیرش افراد تنها بخشی از مزایای کار با این نرم افزار خواهد بود.

پرسنل پذیرش درمانگاه و منشی مطب می توانند با وارد کردن کد ملی مراجعه کننده و استعلام صحت آن و سپس، پرکردن سریع فیلدهای مشخصات فردی و وضعیت بیمه، بیمار را در زمانی کوتاه پذیرش کنند. ناگفته نماند، از پنل «لیست پذیرش» نرم افزار مدیریت کلینیک می توان به سادگی به پرونده همه مراجعه کنندگان دسترسی یافت.

لازم به توضیح نیست که آگاهی پرسنل از این داده های قابل ذخیره، در لحظه پذیرش، خطای آنها هنگام تعیین نوبت یا پاسخ به پرسش های احتمالی مراجعان درباره جزئیات پرونده خود را کاهش می دهد.

افزایش دقت تشخیص پزشک و پیگیری بهتر روند درمان با کمک نمودار معاینات

یکی از ماژول های مهم که اطلاعات جامعی درباره وضعیت پزشکی بیمار و شرایط درمان او به پزشک ارائه می دهد، ماژول مدیریت بیماران است. نصب نرم افزار مدیریت درمانگاه خصوصی کیمیا آفیس و استفاده پزشک از آن، روند نسخه نویسی الکترونیک و مدیریت پرونده الکترونیک سلامت بیماران را بسیار ساده تر می کند. پزشک یا دستیار او می تواند از این راه به کلیه اطلاعات پرونده بیماران آن کلینیک خصوصی دست پیدا کند و روند درمانشان را با دقت تحت نظر بگیرد. از جمله این اطلاعات عبارتند از:

• نتایج معاینات
• تاریخچه مراجعات
• سوابق داروهای تجویز شده
• جدول بیماری یا تشخیص ها
• لیست خدمات دریافتی بیمار
• جزئیات نسخه الکترونیک همان پزشک یا دیگر پزشکان کلینیک

کار آنجا دقیق تر می شود که در بخش معاینات نرم افزار، امکان مشاهده نمودار معاینه هر بیمار در تاریخ های گوناگون مراجعه به کلینیک فراهم می شود. پزشک می تواند پس از تعیین بازه زمانی، نتیجه معاینات را به فراخور نیاز خود، به شکل نمودارهای میله ای، خطی یا دایره ای ببیند. این نمودارها بر اساس فیلتر تاریخ و مقدار اندازه گیری شده هر یک از علائم حیاتی یا فاکتورهای سلامت عمومی بیمار قابل نمایشند.

دستیار هوشمند حسابداری کلینیک خصوصی

یکی از مهم ترین وظایف نرم افزار مدیریت کلینیک، ثبت جزئیات مربوط به پرداخت ها و امور مالی است. در نرم افزار مدیریت پزشکی کیمیا آفیس، برای حسابداری دقیق تر و مدیریت صندوق، افزون بر امکان اضافه کردن تعرفه خدمات جدید از لیست کدینگ بیمه ها (در پنل مدیریت تعرفه ها) امکانات دیگری طراحی شده است. گزارش دقیق کلیه هزینه های خدمات هر بیمار از طریق «لیست خدمات ارائه شده» قابل دسترسی است و جزئیاتی مانند سهم بیمه، سهم بیمار و محاسبه تخفیف ها در این جدول ثبت می شود. به این ترتیب، حتی کمترین مبالغ دریافت شده برای کوچکترین خدمات نیز قابل پیگیری خواهند بود.

تنوع امکانات نرم افزار کلینیک خصوصی؛ مدیریت یکپارچه درمانگاه

هرچقدر امکانات نرم افزار کلینیک افزایش یابد و توان پردازش و ثبت داده های آن بهتر شود، مدیریت مجموعه درمانی آسان تر و کم هزینه تر می گردد. توسعه دهندگان نرم افزار مدیریت مطب و درمانگاه خصوصی کیمیا آفیس به این موضوع توجه ویژه داشته اند. از این رو برای راحتی بیشتر پزشکان و بیماران، در کنار همه قابلیت های گفته شده، امکاناتی چون مشاوره آنلاین، نوبت دهی الکترونیک و ثبت و انتخاب (تجویز) دارو از لیست اقلام پرکاربرد را در نرم افزار گنجانیده اند. همچنین برای موفقیت بیشتر مدیران کلینیک های خصوصی در اداره مراکز درمانی، کارشناسان و مشاوران کیمیا آفیس از طریق پنل پشتیبانی نرم افزار یا شماره تماس شرکت، با مدیر و پرسنل درمانگاه ها ارتباط می گیرند.

با توجه به تعریف سطوح دسترسی گوناگون به کاربرهای متفاوت نرم افزار مدیریتی مذکور، کارکنان کلینیک خصوصی بهره مند از این نرم افزار، می توانند به پنل ها و ماژول های مختلفی دسترسی داشته باشند. داده هایی که از طریق این بخش ها در اختیار کارکنان گذاشته می شود دقیقا به کار آنها مربوط است و در هر بخش نتایج مطلوب زیر را در پی دارد:

• در فرآیندهای اداری مانند نوبت دهی و تشکیل پرونده، ویژگی محاسبه خودکار تاریخ و تنظیم برنامه زمانی به منظم شدن کارهای کمک می کنند.
• در زمینه حسابداری و مدیریت صندوق، قابلیت ثبت جزئیات پرداخت ها در کاهش خطای محاسباتی نقش دارد و باعث پیشگیری از تخلفات مالی می شود.
• در بخش خدمات تخصصی و پزشکی، قابلیت‎ هایی مانند مشاهده پرسشنامه پر شده توسط بیمار، نسخه نویسی الکترونیک و تجویز دارو یا آزمایش از لیست اقلام پرکاربرد باعث بهبود دقت تشخیص و افزایش سرعت تجویز می شوند.