مدیریت کلینیک و مطب: 7 راهکار مهم کاهش فشار کارها

مقدمه

کلینیک های پزشکی چالش های زیادی را پشت سر می گذارند. چالش هایی مانند مدیریت کردن حجم بالای مراجعین به ویژه در روزهای پر ترافیک سال، مدیریت کردن حجم بالای پرونده ها، وقت دهی به مراجعان، مدیریت زمان، گردآوری اطلاعات مربوط به بیماران از پلتفرم های مختلف و انجام هماهنگی با بیمه همگی از این چالش ها هستند. اما آیا راهکاری برای کاهش فشار کار کلینیک ها وجود دارد؟ آیا می توان به نحوی این فشار کاری را کاهش داد و با آسودگی خاطر بیشتری به امور مربوط به مدیریت کلینیک پرداخت؟ بی شک پاسخ به این سوال مثبت است. راه های زیادی برای کاهش فشار کار کلینیک ها وجود دارد که عمده آن ها دوستی عمیقی با دنیای تکنولوژی دارند. در این مطلب با تیم محتوای کیمیا آفیس همراه باشید تا در این باره گفتگو کنیم.

1.استخدام پرسنل آموزش دیده؛ هوشمندانه ترین راه برای کاهش فشار کار کلینیک

یکی از طلایی ترین راهکارهای کاهش فشار کار کلینیک را می توان استخدام پرسنل آموزش دیده دانست. پرسنل کلینیک شما باید قادر به کار کردن با نرم افزارهای مدرن و امروزی باشند. نرم افزار مدیریت کلینیک یکی از این نرم افزارها است که وجود آن در هر کلینیک، همچون وجود اکسیژن برای نفس کشیدن ضروری است. دیگر نمی توان با تکیه به الگوها و روندهای قدیمی و منسوخ شده مدیریت یک کلینیک را در دست گرفت. در نظر داشته باشید چنانچه از نرم افزار مدیریت کلینیک کیمیا آفیس استفاده میکنید، آموزش نرم افزار به پرسنل شما به صورت رایگان انجام می شود و کافیست با تیم کیمیا آفیس در ارتباط باشید.

2.پرونده سازی الکترونیک جهت کاهش فشار کار کلینیک

پرونده سازی برای بیمار به شکل الکترونیک راهکاری درخشان برای کاهش فشار کار کلینیک است. تصور کنید در یک مطب پزشکی حجم زیادی از پرونده ها درون قفسه ها گرد هم آمده باشند. در چنین شرایطی چگونه می خواهید پرونده بیمار را از لای انبوهی از پرونده ها پیدا کنید؟ در بهترین حالت اگر هم که پرونده را پیدا کنید ممکن است نسخه و مدارک بیمار رنگ و رو رفته و کهنه شده باشند و نتوان آن ها را آنالیز کرد. این موضوع می تواند سرآغاز یک چالش بزرگ باشد که منجر به بالا رفتن فشار کاری می شود. این در حالی است که پرونده سازی برای بیماران به شکل الکترونیک، دسترسی به داده های بیمار را در هر زمان و مکانی میسر خواهد کرد. کافیست چند کلیک ساده انجام دهید تا تاریخچه کامل نسخه ها و مدارک بیمار در قالب یک پرونده الکترونیک ظاهر شود.

3.نوبت دهی آنلاین به منظور کاهش فشار کار کلینیک

بیماران می توانند از طریق سیستم رزرو نوبت آنلاین برای رزرو وقت در هر روز و ساعتی که می خواهند اقدام کنند. این موضوع از تماس های تلفنی مکرر و پخش بی وقفه صدای زنگ در مطب جلوگیری می کند و به نوعی آرامش را در محیط کار برقرار می سازد.

4.استفاده از نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک

بخش زیادی از فشار کاری کلینیک مربوط به کاغذ بازی ها، مدیریت پرونده های فیزیکی، ثبت دستی اطلاعات، نامه نگاری با بیمه، وقت دهی تلفنی و نسخه نویسی می شود. این در حالی است که با نرم افزار مدیریت مطب میتوان تمام این چالشها را با امکان فالو آپ بیماران به سادگی، در سریع ترین زمان ممکن و با بالاترین دقت پشت سر گذاشت.

5.سیستماتیک کردن امور مربوط به کلینیک

ناگفته پیداست که سیستماتیک کردن امور کلینیک راهی برای کاهش فشار کار کلینیک می باشد. هر گونه بی نظمی، فشار کاری، استرس، به هم ریختگی و چالشی که در محیط پزشکی وجود دارد، زیر سر فرآیندهای سنتی و منسوخ شده ای است که در مطب اجرا می شوند. در مطب هایی که فرآیندها به شکل سنتی اجرا می شوند پرسنل را می بینیم که دائما در حال دویدن از این اتاق به آن اتاق برای انجام امور هستند. از دریافت نسخه گرفته تا ارتباط با امور مالی و هماهنگی مربوط به بیمه و گردآوری اطلاعات بیمار و تشکیل پرونده. این موارد زمانی که به صورت دستی انجام می شوند، یک به هم ریختگی عجیبی در کلینیک حکمفرما می شود که مهار کردن آن کار دشواری است.

این در حالی است که اگر از یک نرم افزار مدیریت مطب عالی استفاده شود و امور سیستماتیک شوند، شاهد کاهش فشار کار کلینیک خواهیم بود. در چنین شرایطی نوبت دهی ها دقیق خواهند بود، ارتباط با بیمه های پایه سریع و آسان صورت می گیرد، هزینه ها شفاف سازی می شوند، پرونده بیمار به صورت الکترونیک گردآوری می شود و همه چیز با چند کلیک ساده انجام خواهد شد.

6.ارائه خدمات مشاوره آنلاین

از دیگر راهکارهای اساسی برای کاهش فشار کار کلینیک را می توان ارائه خدمات مشاوره آنلاین دانست. اجرای سیستم وقت دهی آنلاین و ارائه خدمات مشاوره به صورت آنلاین، از حضور بی مورد مراجعین در مطب و شلوغ شدن فضای کلینیک جلوگیری می کند. شما می توانید با ارائه خدمات مشاوره آنلاین، این امکان را برای بیماران ایجاد کنید تا بدون نیاز به مراجعه حضوری، مشاوره دریافت کنند.

7.جلب رضایت بیمار و کاهش نارضایتی

اگر بخواهیم یک راهکار طلایی اما پنهان برای کاهش فشار کار کلینیک را بگوییم، باید به جلب رضایت بیمار اشاره کنیم. زمانی که تعداد بیماران ناراضی مطب زیاد می شوند، فشار کار و استرس زیادی به پرسنل وارد خواهد شد. مدیریت کردن بیماران ناراضی کار راحتی نیست. این در حالی است که می توان با یک نرم افزار مدیریت مطب عالی، رضایت بیماران را به واسطه شفاف سازی هزینه ها، اطلاع رسانی دقیق و سریع، نوبت دهی آسان، دسترسی راحت به مدارک و پرونده ها و ارتباط ساده با بیمه جلب نمود.