نرم افزار منشی مطب

در بسیاری از فعالیت های خدماتی گاه شرایطی پیش می آید که مراجعه خدمت گیرندگان و به دنبال آن، حجم کار پرسنل مرکز خدمت رسان افزایش پیدا کند. در این مواقع، استفاده از نرم افزارهای مدیریتی، بی نظمی، تشویش و اضطراب ناشی از افزایش لود کاری را به شیوه ای موثر کاهش می دهد. اما در کلینیک ها و مطب ها داستان کمی متفاوت و قضیه جدی تر است. همیشه افرادی هستند که نیاز به دریافت خدمات پزشکی داشته باشند. تفاوتی ندارد این نیاز برای کنترل بیماری های مزمن است یا برای رفع مشکلات ناشی از سوانح و بیماری های ناگهانی. حتی شاید برای مقاومت و زنده ماندن در وضعیت های پاندمی یا اپیدمی باشد. در هر حال، بهره گیری از ابزارهای هوشمند و نصب می تواند روند خدمت دهی و پیشبرد اهداف درمانی در هر شرایطی را به شکل چشمگیری بهبود بخشد.

در این میان، اهمیت بهبود شرایط کاری منشی ها و مسئولان پذیرش با ایجاد تسهیلاتی برای انجام بهتر مسئولیت های ایشان، به عنوان نخستین افراد ارائه دهنده خدمات درمانی، موضوعی است که نباید از نظر دور داشت. کیمیا آفیس به عنوان یکی از بهترین توسعه دهندگان نرم افزارهای مدیریت درمان، با توجه به این ضرورت اقدام به طراحی و ارائه نرم افزار منشی برای مطب کرده است. در ادامه شما را با امکانات و شیوه کار این نرم افزار آشنا می کنیم.

معرفی منشی به نرم افزار با دادن سطح دسترسی اختصاصی

برای کار با نرم افزار مدیریت کلینیک یا درمانگاه، لازم است با توجه به جایگاه شغلی پرسنل و محدوده اختیارات و وظایف هر شخص، سطوح دسترسی گوناگونی به ایشان داده شود. در نرم افزار مدیریت مطب کیمیا آفیس نیز تعریف منشی ها و دادن مجوز دسترسی به آنها گام نخستی است که در راستای نظم گرفتن مطب باید پشت سر گذاشت. به منظور انجام این کار بسیار ساده، تنها کافی است از پنل کناری وارد بخش «مدیریت منشی ها» شوید و با زدن گزینه جدید، اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره موبایل و نشانی منشی را در نرم افزار وارد نمایید. با زدن دکمه ذخیره، می توانید سطح دسترسی منشی به نرم افزار را تعیین کنید. دسترسی های اولیه مانند اجازه نوبت دهی و مدیریت رزروها، مشاهده جزئیات پذیرش، ویرایش تعرفه خدمات هنگام پذیرش و حذف پذیرش به سادگی و تنها با زدن تیک کنار هر عنوان دسترسی، به منشی داده خواهد شد.

در بسیاری از مطب ها یا حتی کلینیک هایی که به دلیل کمبود نیرو و همزمان، تنوع بالای خدمات ارائه شده به بیماران معمولا بیشتر کارها بر عهده منشی است؛ می توان وظایف دیگری نیز مانند مدیریت بیماران، دسترسی به تجویز اقلام دارویی و تشخیصی را نیز برای منشی تعریف کرد.

ثبت مراجعین مطب به کمک نرم افزار منشی

با توجه به حساسیت کار پزشکی و احتمال همیشگی ولو اندک بروز مشکل هنگام پذیرش و درمان بیماران، دسترسی منشی به لیست مراجعین مطب و تاریخ و ساعت دقیق پذیرش آنها، کار پیگیری های بعدی پزشکی یا حتی قضایی را ساده خواهد کرد. ثبت اطلاعات هویتی شامل کد ملی، نوع بیمه، نشانی و شماره تماس مراجعان و همچنین برخی اطلاعات پزشکی بیماران در نرم افزار مطب از اقداماتی است که منشی می تواند هنگام پذیرش و پس از ویزیت بیماران انجام دهد.

قابلیت نوبت دهی آنلاین و آفلاین

یکی از مهم ترین و در عین حال، فرساینده ترین وظایف مسئولان پذیرش کلینیک ها و منشی های مطب، نوبت دهی به بیماران و تنظیم دقیق زمان حضور آنها در مرکز درمانی است. به هم خوردن نظم نوبت ها و رسیدگی به امور مراجعین و به دنبال آن، ایجاد هرج ومرج و نارضایتی مراجعان، از مشکلات همیشگی درمانگاه ها و مطب پزشکان بوده و هست. این موضوع تا مدت ها، معضل و مساله ای غیرقابل حل تصور می شد. حتی باهوش ترین، با دقت ترین و منظم ترین منشی ها نیز گاهی به دلایلی همچون فشار کاری بالا و تعداد زیاد مراجعه کنندگان، در مدیریت نوبت ها و هماهنگی آنها دچار اشتباه می شدند.

اما به لطف نرم افزارهای مدیریت مراکز درمانی امروزی از جمله نرم افزار مطب و کلینیک کیمیا آفیس، بخش بزرگی از این وظیفه حساس، به سامانه نرم افزاری مدیریت الکترونیک کلینیک و مطب واگذار می شود. منشی می تواند با توجه به برنامه زمانبندی فعالیت مطب و ساعات حضور پزشک در کلینیک یا مطب خصوصی، تنظیمات لازم را در نرم افزار اعمال کند. پس از سفارشی سازی هایی که بیش از چند کلیک به طول نخواهد انجامید، این ابزار فناورانه مدیریت مطب کارهایی مانند نوبت دهی آنلاین و آفلاین را انجام می دهد و در جایگاه یک دستیار منشی وقت شناس ظاهر می گردد.

همچنین با توجه به محدودیت شمار و زمان نیروهای متخصص از جمله پزشکان فوق تخصص مغز و اعصاب، متخصصان نورولوژی، اورولوژی و... منشی مطب فوق تخصص یا متخصص می تواند براساس ساعات حضور پزشک در مطب، برنامه ویزیت دوره ای بیماران را تنظیم نماید. پس از آن، بیمار پیامکی شامل شناسه پیگیری و تاریخ و ساعت دقیق حضور در مطب را دریافت می کند. به این ترتیب هم پزشک و هم بیمار از پیگیری دقیق روند درمانی فرد و ویزیت به موقع او برای کنترل بیماری مطمئن می شوند و هیچ ویزیتی فراموش نخواهد شد.

ثبت پرونده و مشخصات بیماران با سرعتی باورنکردنی

منشی مطب یا کلینک شما می تواند هنگام پذیرش بیماران و با وارد کردن اطلاعات لازم، اقدام به تشکیل پرونده سلامت بیمار نماید. شماره پرونده مراجعان برای پیگیری ها و مراجعات بعدی در سیستم ثبت خواهد شد. در نرم افزار مطب کیمیا آفیس، اگر امکان دسترسی منشی به سابقه بیماران یا دسترسی او به فایل داده شده باشد، منشی می تواند در آپلود و مدیریت اسناد پزشکی بیماران نیز ایفای نقش کند.

افزودن مدارک و تکمیل پرونده سلامت الکترونیک بیمار توسط منشی، سپس بایگانی و فراخوانی آن هنگام مراجعات یا پذیرش های بعدی، می تواند صرفه زمانی قابل قبولی برای پزشک و مراجعه کنندگان داشته باشد. لازم به یادآوری نیست که در نهایت این مساله تا چه میزان بر رضایت مراجعین از شیوه خدمت رسانی مطب و درمانگاه اثر می گذارد.

از سوی دیگر، منشی نیز که با کمک این دستیار هوشمند و دقیق و تنها با زدن چند دکمه و تایپ چند حرف می تواند پرونده را ایجاد یا تکمیل کند، آرامش بیشتری هنگام کار پیدا می کند؛ و به برقراری نظم و پیگیری بهتر فرآیندها علاقه و اشتیاق بیشتری نشان خواهد داد.

رضایت بیشتر مراجعان با گسترده تر شدن امکانات نرم افزار منشی

نرم افزار مطب با قابلیت تعیین سطوح دسترسی گوناگون به کلاسه کردن وظایف افراد و انجام هرچه بهتر فرآیندهای مرتبط با درمان بیماران کمک می کند. منشی ها نیز می توانند از امکاناتی که این ابزارها در اختیارشان می گذارند به سادگی استفاده کنند. آنها با تنظیمات لازم، از طریق نرم افزار به بیماران نوبت می دهند؛ آنها را پذیرش می کنند؛ برایشان پرونده تشکیل می دهند، اسناد پزشکی کاغذی شان را اسکن می گیرند و با اسکن و آپلود آنها، پرونده بیمار را تکمیل می کنند. حتی هنگام پذیرش بیمار، قبض صندوق قابل چاپ برای آنها صادر می کنند.

ضمن اینکه در صورت صلاحدید مدیر درمانگاه یا مطب، می توان اجازه انجام کارهایی مانند تایپ و ثبت داده ها برای نوشتن نسخه الکترونیک را به منشی واگذار کرد. دسترسی منشی به لیست اقلام پرکاربرد زیر نظر مستقیم پزشک و در حضور او نیز می تواند کار انتخاب گزینه تجویز و ثبت تشخیص را برای پزشک ساده کند.

ناگفته نماند، منشی می تواند کار ثبت تیکت برای درخواست پشتیبانی را انجام دهد و مشکلات سامانه را با کمک مشاوران شرکت برطرف نماید. آگاهی از تاریخ و ساعت استفاده منشی از نرم افزار و مشاهده آی پی اتصال او به سیستم از طریق ماژل «سابقه ورود» از دیگر امکانات مفید نرم افزار منشی کیمیا آفیس است که از بروز مشکلات پزشکی و حقوقی در مطب شما جلوگیری خواهد کرد.